Horizon 2020 Temel Bilgiler III

Avrupa Birliği projeleri tecrübelerimizi sizlerle paylaşmak adına bir temel bilgiler serisi oluşturmaya karar verdik. Aşağıda serimizin üçüncü bölümü olan Horizon2020 teklif hazırlama aşamasında yasal konular ve proje hazırlamada mali konular gibi temel bilgileri bulabilirsiniz.

2.3 Teklif Hazırlama Aşamasındaki Yasal Konular

2.3.1 Fikri Mülkiyet Geçmişi, Mutabakat Zaptı (MoU) ve Gizlilik Anlaşması (NDA)

Potansiyel ortaklarınızla bir proje önerisi şekline dönüşecek fikrinizi tartışmaya başladığınızda, bu işbirliği ile ilgili konuları da dikkate almaya başlamanız gerekir. Konsorsiyum anlaşması (konsorsiyumu bir araya getiren yasal dokümanlar) proje teklifi sunmak için bir zorunluluk olmamasına rağmen, ortaklarınızla çalışırken ilerde karşılaşabileceğiniz sorunlardan kaçınmak için ortak bir anlayış belirlemek de önem arz eder. Bu erken evrede, ortaklar genellikle başarılı bir sonuç beklentisiyle birlikte çalışmaya heyecan duyarlar ve üzerinde anlaşmaya varmış oldukları hususları yazılı hale getirmeyi, çoğu kez gereksiz yanlış anlamalara mahâl vererek, ihmal ederler.

Bu aşamada ele alınması gereken en önemli konu projede kullanılacak ve böylece ortaklarınız tarafından da kullanılacak fikri mülkiyet haklarınızdır. Bu durum arka plan (background) olarak anılmakta ve proje başlamadan önce edinilmektedir. Patent, know-how, telif hakkı vb. şekillerinde olabilen bu varlıklarınızı, sizin de ticari olarak açıkça yararlanacağınız yeni bir çözüm geliştirmek için projeye getirmeyi kabul edersiniz.

Bu hazırlık aşamalarında, özellikle de konsorsiyum tam olarak şekillendirilmemişse, konsorsiyum anlaşması yerine Mutabakat Zaptı veya Gizlilik Anlaşması yapılabilir. Bu 2 doküman arasındaki fark; mutabakat zaptının basit bir gizlilik anlaşmasına göre; nasıl çalışacağınız, kararların nasıl alınacağı, her bir ortağın rolünün ne olduğu gibi daha çok konuyu kapsamasıdır. Gizlilik anlaşması imzacılarını aralarında paylaştıkları bilgileri ifşa etmemekle bağlayan daha “spesifik” bir dokümandır. Tabii ki istisnalar ve belirli kurallar daha ileride uygulanabilir.

Eğer fikrinizi tartışmaya başlamadan önce ya da proje teklifinden önce tüm ortaklarca imzalanacak konsorsiyum anlaşmasında yer alacak bilgi tabanını ifade eden ortak mutabakat zaptından evvel, ekstra korumaya ihtiyaç hissederseniz siz ve konsorsiyumun her ortağı arasında mutabakat zaptı ve gizlilik anlaşmaları karşılıklı imzalanabilir.

Bu bölümü özetlemek için aşağıdakilere dikkatinizi çekmek isteriz:
• Bir proje için ortak aramaya başlamadan önce kuruluşunuzun fikri mülkiyet haklarını düşünmeniz gerekir. Durum tespiti yapın ve uzun dönem fikri mülkiyet stratejisine karar verin. Unutmayın ki fikri mülkiyet bir varlıktır ve bu sebeple takas edilebilir, dağıtılabilir hatta satılabilir. Bu varlıkların şirketiniz için ne kadar önemli olduğuna, projeye bunları katkı olarak sunmaya istekliyseniz bedeline karar verin.
• Ortaklarınızla iletişiminizi açık ve her zaman yazılı yapın.
• Bir iş ortaklığına ortak bir hedefle girdiğinizi unutmayın. Başarı için karşılıklı anlaşma ve işbirliği ortamını yaratmak tüm ortakların görevidir.

2.3.2 Bir Konsorsiyumda Karar Alma Süreci
  Her Ufuk2020 proje teklifi 3 bölümden oluşmaktadır: Mükemmeliyet, Etki ve Uygulama.  Teklifin eksiksiz faaliyet tanımı, hibe sözleşmesinin bir bölümü haline gelecek, böylece konsorsiyumu hukuken bağlayacak ve ortaklar spesifik olarak tanımlananı uygulayacaktır.

İkincil değişiklikler sadece Proje Görevlisinin (projenizi ele almak için Komisyon tarafından atanmış) onayıyla yapılabilir. Proje uygulamasında daha önemli değişiklikler, ortak değişikliği gibi, proje kapsamındaki başlıca değişiklik olarak titiz bir sürece tâbi olacak ve hibe sözleşmesinde “zeyilname” gerektirecektir.

Bu nedenle, tanımladığınız her faaliyette açık ve net olmanız ve beklenen en iyi kalite ile bunu uygulayabileceğinizi temin etmeniz gerekmektedir. İş Tanımı; iş dökümü yapısını, belirli görevleri, hedefleri, kilometre taşlarını ve kaynakları göstermektedir. İş tanımı; size ve hakemlere işinizin ilerleyişini ve başarısını gözlemleme ve ölçmeye yardımcı olacak uygulunabilir iş planını, beklenen çıktıları ve Kilit Performans Göstergeleri’ni sunmak için elzemdir.

Ufuk2020 projelerinin çoğunluğunun çok ortaklı işbirliğine dayanması sebebiyle, farklı ülke ve kültürlerden birçok ortakla birlikte çalışmak projedeki rolünüzü ve sizden isteneni anladığınızdan emin olmayı gerektirir. Yapılması gereken işleri ve ekibinizde kimin hangi işle ilgileneceğini iyi değerlendirmelisiniz. Böyle bir uzmanlığınız yoksa proje başladığında yeni işe alımları beklemek durumunda kalırsınız.

2.4 Proje Önerisi Hazırlamada Mali Konular: Bütçe Hazırlama

2.4.1 Mali Kapasite

  Önceki bölümde bir organizasyonun projeyi başarılı uygulama kabiliyeti olan “operasyonel kapasiteyi” ele almıştık. Özellikle konsorsiyumun koordinatörü iseniz operasyonel kapasite, mali kapasitenizle ya da mali sürdürülebilirlikle aynı ölçüdedir (eğer daha önemli değilse). Avrupa Komisyonu, kuruluşunuzun mali olarak yeterli ve bütçeyi tehlikeye atmadan hibeyi kontrol edebilecek olduğundan emin olmak istemektedir. Hibe sözleşmesini imzalamadan önce Komisyon, organizasyonunuzun mali kapasitesini organizasyon türüne ve diğer çeşitli kriterlere göre kontrol edecektir.

Proje koordinatörü olmanız halinde, proje için talep edilen AB fonu 500,000 €’ya eşit veya bu tutarın üzerinde ise Komisyon her zaman proje koordinatörünün mali kapasitesini kontrol edecektir (eğer koordinatör aşağıdakilerden biri değilse):
• bir kamu kurumu,
• orta veya yüksek öğretim kurumu,
• bir AB ülkesi ya da ortak ülkeden katılımı hükümetçe garanti edilen uluslararası organizasyon/kurum,
• burs alan gerçek şahıs.

2.4.2 Proje Bütçesiyle Başlamak
Tekliflerin bütçesini hazırlamak tüm ortaklar ve konsorsiyum için çok önemli bir görevdir. Bütçe hazırlamak net ve detaylı bir İş Planı ile size atanan görevleri uygulamak için gerekli zamanın doğru (mümkün olduğunca) tahminiyle başlar. Ufuk2020’de bütçe hesaplama yukarıdan aşağı bir yaklaşımdır. İçinde olduğunuz İş Paketleri ve hedefleri ile işi görevlere ve anlamlı çıktılara böldüğünüz detaylı İş Dökümüyle başlarsınız. Bu görevlerde ekibiniz tarafından yapılması gereken gerçek işi tahmin ederek her görev için gereken spesifik çalışma emeğini adam-saat (veya adam-gün) olarak bulursunuz.

“Görev ve kaynakların tahsisinde yerindelik dâhil olmak üzere, iş planının tutarlılık ve yeterliliği” uygulama kriterinin kalitesi ve etkinliği çerçevesinde değerlendirilir, bu nedenle ilgili hususun proje hazırlık aşamasında detaylıca analiz edilmesi çok önemlidir.