Horizon 2020 Temel Bilgiler II

Avrupa Birliği projeleri tecrübelerimizi sizlerle paylaşmak adına bir temel bilgiler serisi oluşturmaya karar verdik. Aşağıda serimizin ikinci bölümü olan Horizon2020 nereden başlamalıyız, idari prosedürler, kuruluş profili oluşturma, uygun çağrı bulma, uygun ortak bulma ve konsorsiyum oluşturma gibi temel bilgileri bulabilirsiniz. Horizon2020 projelerine başvurmayı düşünenlerin, yenilikçi proje fikirleri olanların ya da ortak arayışı bulunanların bizimle irtibat geçmeleri rica olunur.

  1. PROJE HAZIRLAMA: ÇAĞRIDAN TEKLİFE
    1.1 Nereden Başlamalıyım?

Ufuk2020 için bir proje hazırlamaya karar verdiğinizde; bütün düzenlemelere uyduğunuzdan emin olmak, tehlikelerden kaçınmak ve başarınızı azamî kılmak için bazı adımları takip etmeniz gerekmektedir. Başlangıç noktası Ufuk2020 altında yenilenmiş web kaynağı olan Katılımcı Portalı’dır.

Kayıt olmaksızın birçok şeye erişim sağlanmasına rağmen, tam anlamıyla kavramak ya da tabii ki proje sunmak için portala kayıt olmanız gerekecektir. Böylelikle ilk adım kendinizi sisteme kaydetmek ve bir ECAS hesabı edinmek olacaktır. Bireysel kayıt için gerekli olan sadece isminiz ve e-posta adresinizdir. Kayıtlı kullanıcı olduğunuzda; kuruluş kaydı yapabileceğiniz ve kaydettiğiniz kuruluşları izleyebileceğiniz, proje önerilerinizi ve fonlanmış projelerinizi yönetebileceğiniz, bildirim alabileceğiniz, ilgilendiğiniz çağrıları araştırıp kaydedebileceğiniz ve bir alanda uzman olduğunuza inanıyorsanız kendinizi hakem adayı olarak kaydedebileceğiniz size özel alanınıza erişim sağlayabileceksiniz.

Bu bölümü takip eden kısımlarda proje önerisi hazırlama aşamasındaki ilk adımlarınız için yol göstereceğiz.

2.İdari Prosedürler
2.1 Kuruluşunuzu Katılımcı Portalına Kaydetmek

Ufuk2020’nin herhangi bir faaliyetine katılabilmek için kuruluşunuzu katılımcı portalına kaydetmeniz gerekmektedir. Son tahlilde, kuruluşunuzu (kamu veya özel) Avrupa Komisyonu veritabanına kaydetmenize ve bazı yasal belgelerle kuruluşunuzun hukuken var olduğunu kanıtlamanıza ihtiyaç vardır.

Kayıt için destekleyici dokümanlar

“Yararlanıcı Kayıt” bölümüne kayıt olmadan önce kuruluşunuza ilişkin bazı bilgileri hazırlamanız gerekmektedir. Örneğin, adres, tüzel kişi bilgi formu ve varsa KDV mükellefi olduğunu gösteren belgeler. Ancak herhangi bir hata yapmamanız için aşağıdaki belgeleri de kayıt işlemi öncesinde hazırlamanız önerilmektedir:

  • Ticari Sicil/Faaliyet Belgesi (özel kuruluşlar için), kurucu kanun/kararname (kamu kuruluşları için), Kurucu Anlaşma (uluslararası kuruluşlar için) örneği
    • KDV mükellefiyetine ilişkin belge (KDV Tahakkuk Fişi/vergi dairesinden alınacak KDV mükellefi olduğunu gösterir yazı (mevcut ise)
    • Kuruluş Tüzüğüne ilişkin belgelerin örnekleri (kuruluş kâr amacı gütmediğini beyan ediyorsa)! Kamu kurumları ve üniversiteler gibi büyük kuruluşlarda, kuruluşunuzun kaydının daha önce yapılmış olma ihtimali olabilir. Kayıt yapmadan önce kuruluşunuzun halihazırda kayıtlı olmadığından emin olun, sistem size bunu soracaktır.

    Sistem üzerinden bu bilgiyi kontrol etmek için:
    http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register_sec.html

    !! Çok bölümlü büyük kuruluşlarda (tek bir tüzel kişiliğe sahip), birim veya bölümler Ufuk2020’ye ayrı kurumlar olarak katılım sağlayamazlar. Bu durumda, bütün bölümler tüzel kişiliği haiz kuruma tahsis edilmiş PIC numarasını kullanmak zorundadır.

2.2.2 Kuruluş Profili Oluşturmak
Bu aşamada, sistemde kaydınız ve PIC numaranız oldukça Ufuk2020 projelerine katılmaya hazırsınız demektir. Sonrasında, yasal ya da mali bir konu olmamasına rağmen muhtemel ortaklarınız için kuruluşunuzla ilgili bütün gerekli bilgileri içeren kısa ama kapsamlı bir profil hazırlamanız gerekecektir. Bu alanda yeni iseniz, daha tecrübeli ortakların ve koordinatörün olduğu bir konsorsiyuma dahil olmayı deneyebilirsiniz. Bu durum hibe kazanma şansınızı yükseltebilir, hatta konsorsiyum oluşturma hazırlıkları, teklif yazma ve konsorsiyum müzakereleri gibi konularda deneyim kazanmanızı sağlayabilir. Kuruluşunuzu ve projenizi nasıl tanıtacağınıza ilişkin birçok kaynak bulunmaktadır.

2.3 Uygun Çağrı Bulmak
Ufuk2020 en büyük ve en çok bilinen hibe programı olsa da yegâne program değildir. Avrupa Komisyonu COSME, HEALTH, CONSUMER gibi programlar aracılığıyla başka birçok fırsat sunmaktadır. Bu rehberde Ufuk2020 çağrılarına odaklandık ancak çoğu yasal ve mali kurallar ile prosedürler diğer programlar için de benzer şekilde uygulanmaktadır.
Başlamadan önce ilgili çağrı fişini ve kılavuzları iyi incelediğinizden emin olun.
Mevcut çağrılar “Katılımcı Portalı Fon Fırsatları” altında bulunabilir.

Çağrılar Ufuk2020’nin belirli bileşenleri ve onların konuları altında düzenlenmektedir. Her çağrı için proje önerilerinin sunulmuş olması gereken son başvuru tarihi mevcuttur. Konular tek aşamalı ya da iki aşamalı çağrılara sunulmaktadır.
• Tek aşamalı: Tüm teklifler son başvuru tarihi itibariyle gönderilmiş olmalıdır.
• İki aşamalı: İlk aşamada taslak teklif gönderilir, olumlu olarak değerlendirilirse ikinci aşamada nihai teklifi göndermeye davet edilirsiniz.

Bazı çağrılar sürekli olarak açıktır, bu çağrılara istediğiniz zaman başvurabilirsiniz, ancak başvuruların değerlendirileceği belirli tarihleri vardır.

Her çağrı belirli bir problem ya da zorluğa hitap eder ve bir veya birden fazla eylem içerir. (RIA, IA, CSA gibi). Çağrılar belirli bir sorunu, kapsamı ve proje teklifinden beklenen etkiyi ana hatlarıyla belirtir. Başarılı olmak için proje teklifinizin tanımlanan tüm konu ve sorunlara (hatta fazlasına) yönelik olması gerekmektedir.

2.4 Uygun Ortaklar ve Konsorsiyum Oluşturma
Ufuk2020 yalnızca AB üye ülkelerine açık değildir. Birçok ülke Ufuk2020’ye asosiye ülke statüsünde taraftır ve üye ülkeler ile aynı kurallar dahilinde programa katılım sağlayabilirler. Türkiye de bir asosiye ülkedir (Balkan ülkelerinin birçoğu, İsrail, Gürcistan, Moldova, Tunus gibi). Asosiye 16 ülke:
• İzlanda
• Norveç
• Arnavutluk
• Bosna Hersek
• Makedonya
• Karadağ
• Sırbistan
• Türkiye
• İsrail
• Moldova
• İsviçre
• Faroe Adaları
• Ukrayna
• Tunus
• Gürcistan
• Ermenistan

Bu ülkeler haricinde birçok üçüncü ülke de projelerde yer alabilir. Bu kadar geniş potansiyel katılımcı listesi sadece yeni ortaklıklarınızı nerede kurabileceğinize dair uzun bir ülke listesi demek değil, Avrupa’nın dışından bile olsa en güvendiğiniz ortakları bir araya getirebilmenizin mümkün olması demektir.

Asosiye ülkeler ve ikili Ar-Ge anlaşması olan ülkeler listesini burada bulabilirsiniz:
http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross-cutting-issues/international-cooperation_en.htm

Hangi araştırma alanıyla ilgilendiğinizi bildiğiniz zaman, konsorsiyum için araştırmalara başlayabilir ya da yeterince deneyimli hissediyorsanız kendiniz başlangıç yapabilirsiniz. Potansiyel ortaklar bulmak için birçok çevrimiçi kaynak ya da araç bulunmaktadır. Katılımcı Portalı, CORDIS’e (http://cordis.europa.eu) ek olarak Partner Search adında bir özelliği katılımcıların kullanımına sunmuştur. LinkedIn gibi çevrimiçi iş toplulukları da paha biçilemez sonuçlar verebilir ancak faydalanmanız gereken en büyük varlığınız mevcut ağınızdır (bilimsel ve iş dünyası).

Bahsedilen araçlar dışında Ufuk2020 ile ilgili etkinliklere ve uluslararası proje pazarlarına katılarak potansiyel ortaklarınızla şahsen tanışabilir ve kendi ağınızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Avrupa Komisyonu her yıl tematik alan ve araştırmaları her yönüyle kapsayan onlarca etkinlik düzenlemektedir. Tüm Avrupa’daki haber ve etkinlikler için Araştırma ve Yenilik web sayfasını ve Ufuk2020 Türkiye Resmi Web sayfasını (www.ufuk2020.org.tr) düzenli olarak ziyaret ettiğinizden emin olun.
Kavram Notu (proje ön teklifi)

Web araçlarının çoğunda fikrinizin kısa özetini yüzlerce potansiyel ortağınız için yayınlama imkanı vardır. Burada herhangi bir gizli bilgiyi ifşa etmeniz gerekmez, sadece ne amaçladığınızı ve hangi çağrıyı hedeflediğinizi açıklamanız yeterli olacaktır. Bu takdirde dolaşıma çıkarmanız için bir kavram notu hazırlamanız gerekmektedir.

Dengeli Bir Konsorsiyum

Ufuk2020’de konsorsiyum neden önemlidir? Çünkü proje teklifinde bu durum açıkça değerlendirilmektedir.
“Uygulamanın niteliği ve yeterliliği” için 2 değerlendirme kriteri vardır:
1. Ortakların birbirini tamamlayıcılığı ve bir bütün olarak konsorsiyumun gerekli uzmanlıkları ne ölçüde biraraya getirdiği;
Teklifin ‘3.3 Bir bütün olarak konsorsiyum’ kısmında bu husus açıklanacaktır:
• Projenin hedefleriyle nasıl eşleşecektir ve gereken uzmanlıkları nasıl bir araya getirecektir?
• Her bir ortak projeye ne yönde katkı sağlayacaktır?
• Projede uluslararası organizasyon var mı?
2. Tüm katılımcılara doğru bir rol ve bu rol için yeterli kaynakların teminiyle görev dağılımında uygunluk,
• Teklifin “3.4 Taahhüt edilecek kaynaklar” kısmında görünür hale gelecektir.
• Her ortak görevini yerine getirmek için doğru kaynaklara sahip midir?
• Kaynak dağılımı kısım 3.3’te bulunan açıklamayı yansıtmakta mıdır?

İdeal Ortaklık

Her tür kuruluş/organizasyon Ufuk2020’ye katılım sağlayabilir. Ancak spesifik teklifler için bazı tür kuruluşların katılımı diğerlerine nazaran daha uygundur. Eylem türüne göre en uygun organizasyon çeşidini keşfetmek ve konsorsiyumunuza onları dahil etmeye çalışmak çok faydalı olacaktır.

Eylem türü İdeal Konsorsiyum
Yenilik Eylemleri
(IA)
Hiçbir araştırma öngörülmediğinden, üniversiteler ve araştırma merkezleri ‘araştırmacılar’ yerine ‘teknoloji sağlayıcıları’ olarak girebilir.
Teknolojiyi ürüne dönüştürme konusunda KOBİ’lerden faydalanmak çok önemlidir.
Paydaş kuruluşlar pilot uygulamalar ve demonstrasyon faaliyetleri için elzemdir.
Düzenleyici kuruluşlar ve standardizasyon kuruluşları.
Araştırma ve Yenilik

Eylemleri
(RIA)

Araştırma önemli boyuttadır, üniversiteler ve araştırma merkezleri ‘araştırmacılar’ olarak girmelidir.
Yenilik ve pazar yönünde yol göstericiler olarak KOBİ’lerden faydalanmak önemlidir.
Paydaş kuruluşlar pilot uygulamalar (küçük ölçekte olsa bile) için elzemdir.
Düzenleyici kuruluşlar ve standardizasyon kuruluşları yenilik eylemlerine göre daha önemli olabilir.
Koordinasyon ve
Destek Eylemleri
(CSA)
Daha çok spesifik Koordinasyon ve Destek Eyleminin
ne olduğuna bağlıdır, aşağıdakileri kapsayabilir:
• Standardizasyon,
• Yaygınlaştırma,
• Bilinçlendirme ve iletişim,
• Ağ oluşturma,
• Koordinasyon ve destek hizmetleri.

Bir konsorsiyum oluştururken kaçınılması gerekenler:
• Projede ortakların rolünün tam olarak belirlenmemesi,
• Çağrının spesifik konusuna göre dengesiz bir konsorsiyum (yani güçlü bir koordinatör ve çok güçlü olmayan ortaklar),
• Özel sektör ve sanayiden çok az ortak olması ya da hiç olmaması,
• İddia edilen hedefleri başaramayabilecek şekilde eksik değerlendirilmiş toplam bütçe,
• Fazla öngörülmüş, iyi ayarlanmamış bütçe
• Konsorsiyumun teklif edilen işi yürütmesine ilişkin kanıt yetersizliği (tecrübeler, önceki proje ve ekipler anlamında)

Kaç ortağa ihtiyacınız var?

Ufuk2020’ye ilk defa başvuracaklarla birlikte daha deneyimli kuruluşlar için ortak bir soru, konsorsiyumun ne kadar büyük olması gerektiğidir. Avrupa Komisyonu’nun ortak çalışmaya dayalı eylemler için asgari gerekliliği “farklı üye devlet veya asosiye ülkelerde yerleşik en az üç bağımsız tüzel kişi” olmasıdır. Yine de, genellikle bunun yeterli olmadığını, coğrafî kapsamı ve tamamlayıcılığı daha yüksek ve güçlü konsorsiyumlar kurmanız gerektiğini unutmayın.

Araştırma ve Yenilik Eylemleri (RIA)
Yenilik Eylemleri (IA)
>3
farklı üye devlet veya asosiye ülkelerde yerleşik en az üç bağımsız tüzel kişi
Koordinasyon ve Destek Eylemleri (CSA)
MSCA Burs ve Dolaşım Destekleri Avrupa Araştırma Konseyi (ERC) Destekleri
KOBİ Aracı
1
Tüzel kişi